1البدء: تفعيل الحساب وهوية المنشأة
- افتح رابط التفعيل الذي وصلك، وضع كلمة مرور من 10 أحرف فأكثر تجمع الحروف والأرقام.
- من الإعدادات ← الهوية أدخل اسم المنشأة وترخيصها وتاريخه، والرقم الموحد والسجل والرقم الضريبي وعضوية الغرفة ورقم الملف لدى الهيئة، وبيانات التواصل.
- ارفع شعار المنشأة، وفعّل إن شئت شعارات رؤية 2030 والهيئة السعودية للمحامين والاعتماد القانوني لتظهر في ترويسة الوثائق.
- راجع صيغة مخاطبة المحكمة وعبارة الختام، فهي تُطبع تلقائياً في المذكرات واللوائح.
- احفظ رابط منشأتك الخاص (/o/اسم-المنشأة)؛ منه يدخل منسوبو المنشأة والموكلون.
2الفريق والصلاحيات
- أضف المستخدمين من الفريق والصلاحيات وحدد دور كل منهم (شريك، مدير مكتب، محامٍ، مستشار، متدرّب، محاسب، استقبال).
- لكل صلاحية نطاق: ذاتي (ملفاته فقط) أو فريق أو الكل.
- العقود والمالية لا تظهر في الملفات إلا لمن يملك صلاحيتها.
- كوّن الفرق (تجاري، جزائي…) وحدد قائد كل فريق، ففي ضوئها تُوزَّع الملفات والاعتمادات.
- فعّل التحقق الثنائي لحسابك من ملفي الشخصي.
3طلبات العملاء الجدد وفحص التعارض
- كل عميل محتمل يُسجَّل في طلبات جديدة مع مصدره وموضوعه.
- تفحص المنصة التعارض آلياً بالاسم والهوية مع الخصوم والموكلين السابقين.
- من الطلب تنشئ عرض العقد مباشرة، فيتحول الطلب إلى موكّل عند اعتماد العقد.
4الموكلون: البيانات الإلزامية وقارئ الوثائق
- من الموكلون ← إضافة موكّل اختر: فرد أو منشأة.
- ابدأ بالوثائق: الهوية، والوكالة، والعنوان الوطني (وللمنشأة: عقد التأسيس للشركات، وسند صفة الممثل وهويته).
- يقرأ قارئ الوثائق البيانات ويعبّئ الحقول، وتظهر الحقول المقروءة آلياً بوسم ذهبي حتى تدقّقها.
- عند الحفظ تؤكد التدقيق على ثلاث مراحل: إقرار التدقيق، ثم مراجعة البيانات، ثم تأكيد نهائي بجانب صور الوثائق.
- تُرفض الهوية أو الوكالة المنتهية، ويُمنع تكرار رقم الهوية أو الرقم الموحد.
5العقود والتوقيع الإلكتروني
- أنشئ العقد من العقود ← عقد جديد: الموكّل، ونوع العقد، وأنواع الملفات المسموحة وعددها، والأتعاب ودفعاتها، والبنود من مكتبة البنود.
- أرسل العقد للتوقيع: يصل الموكّل رابط التوقيع ورمز تحقق (OTP).
- بعد التوقيع يعتمده صاحب الصلاحية، فتصدر فاتورة الدفعة الأولى تلقائياً برابط سداد، ويصبح الطرف موكّلاً.
- لا يُفتح ملف إلا من عقد معتمد فيه رصيد؛ وللضرورة فتح عاجل مبرَّر لمدة 72 ساعة.
6الملفات وتغيير المراحل
- أنواع الملفات: قضية، طلب تنفيذ، جزائي (شرطة ونيابة)، استشارة، معاملة حكومية، صياغة عقد.
- في كل ملف: نظرة عامة، السجل الزمني، الجلسات، المهل، الأطراف، المهام، الوثائق، المرفقات، والمالية لمن يملكها.
- تغيير المرحلة بسبب مكتوب ومرفق اختياري، ولا يسري إلا باعتماد مستخدم ثانٍ يملك الصلاحية.
- عند الانتقال للاستئناف يُذكر اسم محكمة الاستئناف والدائرة، وعند الانتقال للمحكمة العليا تُذكر دائرتها.
7الجلسات والتقويم
- التقويم بالهجري والميلادي واليوم، بعرض يومي وأسبوعي وجدول أعمال.
- عند تسجيل جلسة منعقدة يجب إدخال موعد الجلسة القادمة أو قرار الحجز للحكم.
- تذكير الموكّل بالجلسة عبر واتساب أو الرسائل مع احترام ساعات الهدوء.
8المهل النظامية وإثبات إنجازها
- تُضاف المهلة من قواعد المنشأة أو مفتوحة، وتظهر عدّاداتها في لوحة التحكم.
- عند الإنجاز اختر إنجاز واكتب بياناته ورقم القيد وتاريخه، وأرفق ما يثبت الإنجاز والمستندات ذات الصلة.
- تنتقل المهلة لمن أنشأها ليعتمدها أو يعيدها؛ وإن مضت 48 ساعة دون رد اعتُمدت تلقائياً.
9المهام
- كلّف المهمة لعضو الفريق مع موعدها وأولويتها وملفها.
- الرد على المهمة لا يُنهيها: يعتمدها منشئها أو يعيدها، وتُعتمد تلقائياً بعد 48 ساعة دون رد.
- مرفقات الردود والمحادثة تنتقل تلقائياً إلى مرفقات الملف.
10الوثائق والمذكرات
- أنشئ الوثيقة من الوثائق ← وثيقة جديدة: النوع والملف والعنوان والمتن، مع معاينة حية على ورق المنشأة.
- تُطبع البسملة أعلى الوثيقة، ثم النوع والعنوان في سطر واحد، ثم اسم الموجَّه إليه وسط الصفحة وبعده الدعاء المختار.
- في اللائحة الاعتراضية اختر نوعها (استئناف، نقض، التماس) فيتحدد عنوانها والجهة الموجهة إليها.
- أرفق المستندات من مرفقات الملف أو من جهازك، فتُدمج في ملف PDF الوثيقة نفسه.
- بعد الاعتماد تحمل الوثيقة رقماً دائماً ورمز تحقق QR ولا يمكن تعديلها.
11الفواتير والتحصيل
- تصدر فواتير الدفعات تلقائياً في مواعيدها، ضريبية برمز QR ورابط سداد.
- تسجيل الدفعات يصدر سند قبض ويُبلَّغ به الموكّل.
- تذكير آلي بالفواتير المستحقة والمتأخرة.
12ناجز والإشعارات وبوابة الموكّل
- مزامنة ناجز تكشف الجلسات والتغييرات، ولا يُبلَّغ الموكّل إلا بعد اعتماد المحامي.
- قوالب الرسائل قابلة للتعديل لكل قناة، مع سجل إرسال كامل.
- يدخل الموكّل من صفحة منشأتك ليتابع ملفاته وجلساته وفواتيره ووثائقه.
13المساعد القانوني ومكتبة الأنظمة
- أضف أنظمة مكتبك إلى مكتبة الأنظمة (PDF أو نص) فتُقسَّم مادةً مادة.
- المساعد يبحث في المكتبة أولاً ويستشهد بمواد موثّقة، ولا يلجأ للبحث العام إلا عند الحاجة مع وسم المصدر.
- استوديو الصياغة يكتب المذكرات بأسلوب مكتبك، وقارئ المستندات يستخرج البيانات من الصكوك والهويات.
14لوحة التحكم والدعم الفني
- لوحة التحكم تعرض جدول اليوم والاعتمادات والتنبيهات والإحصائيات، وأقسامها تنطوي وتنفتح.
- لأي استفسار افتح تذكرة من الدعم الفني داخل حسابك وتابع الردود.